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Aktuelles | 22. März 2019

Die Betriebsprüfung – Wenn das Finanzamt zweimal klingelt

Das Finanzamt droht mit einer Betriebsprüfung – ein Szenario, bei dem es Unternehmern eiskalt den Rücken hinabläuft. Das erste Dokument, was Sie im Gerüstbau und jedem anderen Handwerk nun vorweisen müssen, ist Ihre Verfahrensdokumentation. Noch vor der Buchhaltung sehen die Kontrolleure der Betriebsprüfung daran, ob Sie Ihren Pflichten nachkommen. Fehlt die Dokumentation, kann es schnell teuer werden.

Die Verfahrensdokumentation beruht auf dem BMF Schreiben vom 14.11.2014 und dient der Umsetzung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die Verfahrensdokumentation ist ab dem Jahr 2015 zu führen bzw. vorzuweisen.

Ihre Verfahrensdokumentation will das Finanzamt zuerst sehen

Es ist in jedem Handwerk das gleiche. Als Unternehmer lieben Sie Ihre Arbeit, bauen sich mühsam eine Existenz auf und freuen sich über Ihren Erfolg. Dann beginnen die Verwaltung, Kundenakquise und Buchhaltung immer mehr Zeit von Ihnen zu fordern, sodass sie kaum noch in die eigentlichen Arbeitsabläufe involviert sind.

Wenn Sie gerade eine Balance gefunden haben, zwischen Arbeit, Verwaltung und dem Einführen neuer Technik, kommt das Finanzamt und droht mit einer Betriebsprüfung. Allein das Wort löst Unbehagen aus, auch wenn Sie alles korrekt machen.

Verstärkend kommt hinzu, dass das Finanzamt in den letzten Jahren bei der Betriebsprüfung verstärkt auf eine vollständige und exakte Dokumentation achtet und erst danach eine inhaltliche Überprüfung vornimmt. Nicht die Buchhaltung, sondern Ihre Verfahrensdokumentation ist damit eines der wichtigsten Dokumente bei uns im Gerüstbau und jedem anderen Handwerk.

Buchhaltung und Verfahrensdokumentation gehen Hand in Hand

Im Gerüstbau sind wir es gewohnt, alle Arbeiten präzise zu dokumentieren. Die Dokumentationen im Gerüstbau, die vor allem dem Arbeitsschutz, der Sicherheit und der Rechnungsstellung dienen, sind aber nur ein Bruchteil von dem, was das Finanzamt in der Verfahrensdokumentation sehen möchte. Da ist es gut, dass Sie Ihre Verfahrensdokumentation nur einmal erstellen und beim aktualisieren weniger Aufwand haben.

Mit professioneller Hilfe erstellen Sie die nötigen Dokumente in gut drei Tagen, je nach Handwerk und Größe Ihrer Firma. Darin ist dann enthalten

– wer als Auskunftsperson zur EDV zur Verfügung steht
– in welchen Bereichen Sie elektronische Datenverarbeitung einsetzen
– welche Hardware Sie nutzen
– welche Software Sie einsetzen
– welche Dokumentationen zu den einzelnen Programmen vorliegen
– wie Sie mit Kunden und Lieferanten kommunizieren
– welche Medien Sie zur Archivierung nutzen
– wie Sie Daten auswerten und gegen Manipulation schützen
– wie Sie Ihre Prozesse kontrollieren
– wer die Prozesse kontrolliert

Der Aufwand ist recht groß, um unbeschadet durch eine Betriebsprüfung zu kommen. Einziger Trost ist nur: Sie sitzen nicht allein im Boot. Wie bei der Buchhaltung muss jeder Unternehmer im Handwerk da durch.

Die Betriebsprüfung als Chance nutzen

Alles im Leben hat zwei Seiten, so auch das Damoklesschwert einer Betriebsprüfung. Beim Zusammenstellen der Unterlagen für Ihre Verfahrensdokumentation erhalten Sie einen tiefen Einblick in die einzelnen Prozesse Ihres Unternehmens. Vor allem in weniger beachteten Bereichen, wie der IT oder Ihrer Kommunikation, sind diese Informationen Gold wert.

Nutzen Sie die Informationen um Verbesserungsmöglichkeiten aufzuspüren, als Vorbereitung für eine Qualifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems (Stichwort ISO DIN 9000) oder um Einsparungspotenziale zu entdecken. Die Zeit, die sich in Ihre Verfahrensdokumentation investieren, stellt so einen echten Mehrwert für Sie da.

Sie sehen, ob im Gerüstbau oder jedem anderen Handwerk, wer die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung für sich sinnvoll nutzt, kann sich später gelassen zurücklehnen.